Tallennettujen näytetietojen laadunvalvonta

Digitarium
Loikkaa: valikkoon, hakuun

Näytteistä tallennettujen tietojen tulee olla virheettömiä ja täydellisiä. Tallentajat tekevät kuitenkin virheitä. Virheiden määrää pyritään minimoimaan toisen tallentajan tekemällä kaikkien näytteiden tarkastuksella, jota kutsutaan verifioinniksi tai proofaukseksi. Lisäksi tai sijasta voidaan tehdä myös käytettävää työaikaa säästävä tarkastus, jossa ainoastaan satunnaisesti valittu otos tallennuksista tarkastetaan. Hyväksyttävässä erässä voi olla alle viidessä prosentissa näytteistä isompia virheitä.

Sisällysluettelo

Laadunvalvonnan suorittaminen DigiWebissä

ISO-standardin mukaiseen otokseen perustuvan tarkastuksen voi suorittaa vain adminoikeudet omaava henkilö. Ensiksi varataan tuhat proofattua näytettä omaan jonoon. Mennään Transcribe -välilehdelle, jossa aloitetaaan ISO acceptance. Ohjelma arpoo automaattisesti tarkastettavat 80 näytettä. Näytteet joko hyväksytään tai hylätään ohjeen mukaisesti. Hylättäviin näytteisiin kirjoitetaan hylkäyksen syy. Sen perään oikean tiedon voi laittaa sulkuihin. Jos näytteestä löytyy useita hylkääviä virheitä, ne erotetaan puolipisteellä. Myös hyväksyttyihin näytteisiin voi lisätä kommentteja. Pienet virheet voi korjata, jolloin näyte pitää myös muistaa tallentaa. Finalisointi täytyy suorittaa yhden päivän aikana ja välissä saa pitää alle 2 tunnin taukoja, koska tiedot tallennetaan vasta finalisoinnin lopuksi ja häviävät, jos istunto keskeytyy. Erän voi hylätä myös erillisestä napista, kun riittävästi tarkastettuja näytteitä on hylätty. Kun koko otos on tarkastettu, tulee näkyville painike: Reject samples and create report/Finalize samples and create report. Kun siitä on painettu, ilmestyy raportti Adminstration ---> Acceptance reports välilehdelle. Raporttia pääsee katsomaan myös ilman admin oikeuksia, jos tietää sivun osoitteen.

Näytteen tallennuksessa tehdyt virheet

Kaikki kentät tulee täyttää ohjekirjan ohjeiden mukaisesti. Jos etiketti on käsinkirjoitettu, niin kirjoitusvirheet ovat pieniä virheitä, eivätkä aiheuta näytteen hylkäystä. Myös yksittäiset kirjoitusvirheet koneellakirjoitetussa tekstissä hyväksytään.

Specimen -välilehdellä ilmeneviä virheitä

Puolipisteen puuttuminen kerääjien nimien välistä ja pilkku etunimen tai nimikirjaimen jälkeen ovat isoja virheitä, koska ne hankaloittavat kerääjätietojen käsittelyä. Jos nimikirjaimia ei ole erotettu välilyönnillä, mutta ne on kuitenkin erotettu pisteellä, on pieni virhe.

Usein kerääjät eivät ole katsoneet tarpeelliseksi kirjoittaa vuosiluvusta kuin kaksi viimeistä numeroa. Tällöin tallentajan tehtäväksi jää tulkita oikea vuosisata. On iso virhe, jos vuosisata on väärä, vaikka kerääjä löytyy collector look upista tai muissa selvissä tapauksissa. Jos ohjeessa on neuvottu kirjoittamaan aikavälistä tai useista keräyspäivistä ainoastaan aikaisin päivämäärä, ei ole kuitenkaan suuri virhe, jos on kirjoitettu joku muu aikavälin päivä. Jos kuukausi on kirjoitettu jollain harvinaisella kielellä ja sitä ei ole huomattu, ei ole suuri virhe.

Etiketeissä on usein monenlaisia numeroita, ja ei ole aina helppo tietää onko joku keruunumero. Jos numero on kerääjän nimen yhteydessä tai selvästi merkitty keruunumeroksi, niin sen puuttuminen on iso virhe. Samoin arkilla tai kasvissa kiinni oleva selvä keruunumerolappu pitäisi huomata. Isoksi virheeksi ei lasketa niitä tapauksia, joissa keruunumeroksi on tallennettu joku muu numero tai epäselvä keruunumero on jäänyt tallentamatta.

Taxon -välilehdellä esiintyviä virheitä

Myös taksoni tallennetaan ohjeen mukaisesti yleensä uusimman määrityksen mukaisesti. Jos tieteellinen nimi on vaihdettu nykyään käytössä olevaksi, se ei ole virhe. Jos suku on vaihtunut, niin on oltava varma, että vanha epiteetti yhdistettynä uuteen sukuun tarkoittaa kyseistä lajia. On myös iso virhe, jos risteymästä on tallennettu ainoastaan toinen vanhempi. Jos määrittäjä ei ole ollut varma määrityksestään, se pitää muistaa ilmaista lisäämällä cf. epiteetin eteen.

Location -välilehden virheitä

Sijaintitiedot ovat yksi tärkeimmistä osista tallennettavia tietoja. Vaikeuksia näiden tallentamiseen kuitenkin aiheuttaa aikojen kuluessa muuttuneet maiden rajat. Varsinkin Euroopassa tapahtui suuria muutoksia satakunta vuotta sitten. Myös paikkojen ja alueiden nimet ovat muuttuneet ja niistä on käytössä erikielisiä versioita. Lisäksi on olemassa samannimisiä paikkoja eripuolilla maailmaa.

On suuri virhe, jos maa on arvattu väärin. On myös tärkeää, että kaikki etiketin sijaintitieto on kirjoitettu, jotta pystytään varmistamaan, että kyseessä ei ole joku muu samanniminen paikka. Myös ilmoitetut etäisyydet täytyy kirjoittaa, koska esim. Joensuu ja 20 km Joensuusta pohjoiseen ei ole sama paikka. Jos etiketti on kuitenkin kirjoitettu käsin epäselvällä käsialalla, se on kirjoitettu muulla kielellä kuin englanniksi tai sijainti on kerrottu hyvin moniportaisesti, niin ei ole kovin suuri virhe, jos jotain puuttuu.